Real-Life KI für KMU
Wir entwickeln und integrieren KI-Lösungen, die in Ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen mitarbeiten – sicher, kontrolliert und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.
ACTICON begleitet KMU, Kanzleien, Praxen und Handwerksbetriebe vom ersten sinnvollen Anwendungsfall bis zum produktiven KI-Agenten: Wir analysieren Ihre Abläufe, richten Claude, ChatGPT Business oder Microsoft 365 Copilot geschäftlich ein und verbinden die KI mit Ihren Dokumenten und Systemen.
Das Ergebnis ist keine weitere Lizenz, sondern ein definierter Arbeitsprozess. KI, die nicht nur antwortet – sondern Arbeit vorbereitet. Geprüft und freigegeben von Ihren Mitarbeitern.
Ergebnisse werden vorbereitet – nicht automatisch versendet.
Die meisten Unternehmen scheitern nicht an der Technologie, sondern an der Einführung: Es gibt Lizenzen, aber keinen definierten Anwendungsfall – und ein Chatfenster ist noch kein Arbeitsprozess. Vier Muster sehen wir dabei immer wieder.
Gekauft wurde, bevor klar war, welche Aufgabe die KI übernehmen soll. Mitarbeiter wissen nicht, wann und wie sie KI sinnvoll verwenden – und lassen es dann ganz.
Private Accounts, jeder promptet anders: Ohne abgestimmte Arbeitsanweisungen liefert dieselbe Aufgabe jedes Mal ein anderes Resultat – und niemand weiß, welche Daten wohin fließen.
Die KI kennt weder Ihre Preislogik noch Ihre Vorlagen, Projekte oder Formulierungen. Sie antwortet allgemein, wo Ihr Betrieb spezifisch arbeitet.
Die KI arbeitet neben ERP, CRM und Microsoft 365 her; Ergebnisse werden manuell kopiert. Wer prüft, was die KI dürfen soll und wer freigibt, ist nicht geregelt.
Nützlich für den Einzelnen. Kein Prozess für das Unternehmen.
Ein dokumentierter Arbeitsprozess mit konsistenteren Ergebnissen und klaren Freigaben.
Eine Lizenz ist noch keine Lösung.
Konkret heißt das: Statt „Schreib mir ein Angebot“ in ein Chatfenster zu tippen, legt Ihr Mitarbeiter die Kundenanfrage samt Anhängen ab. Der Agent kennt Ihre Leistungen und Regeln – und liefert einen strukturierten Entwurf samt offener Fragen zur Prüfung.
Nicht jede Branche braucht denselben Agenten. Entscheidend sind Ihre Dokumente, Abläufe und wiederkehrenden Aufgaben – hier acht typische Unternehmenstypen mit realistischen Einsatzfällen.
Eingehende Befunde, Überweisungen und administrative Korrespondenz werden strukturiert, zusammengefasst und für das Praxisteam vorbereitet – bis hin zur vorbereiteten Patientenkommunikation.
Keine Diagnosen, keine Therapieentscheidungen – die medizinische Beurteilung bleibt bei der Ärztin oder dem Arzt.
Umfangreiche Akten, Verträge und Korrespondenz werden zusammengefasst. Fristen, Klauseln, Beteiligte und offene Fragen werden extrahiert; Antwortschreiben entstehen als Entwurf.
Keine Rechtsberatung durch die KI – die juristische Bewertung bleibt bei der Anwältin oder dem Anwalt.
Kundenanfrage, Leistungsverzeichnis, Fotos und Notizen werden für Angebot oder Einsatzplanung strukturiert – inklusive Materialbedarfsvorschlag und Prüfung auf fehlende Angaben.
Pläne, Leistungsverzeichnisse, Baustellennotizen und Prüfprotokolle werden aufbereitet und in strukturierte Positionsübersichten für Kalkulation und Dokumentation überführt.
Maße, Fotos, Kundennotizen und Produktauswahl werden zu einer konsistenten Projekt- und Terminübersicht zusammengeführt – inklusive offener Punkte für das Kundengespräch.
Zeichnungen, Leistungsverzeichnisse, E-Mails und technische Rückfragen werden analysiert und als Briefing für Kalkulation, Produktion und Projektleitung strukturiert.
Mandantenunterlagen, E-Mails und offene Aufgaben werden kategorisiert, den richtigen Akten zugeordnet und für die Bearbeitung durch die Kanzlei vorbereitet.
Keine automatisierten steuerlichen Entscheidungen – die fachliche Beurteilung bleibt bei den Berufsberechtigten.
Sprachnotizen, Fotos, Maschinendaten und Einsatzinformationen werden zu einer konsistenten Einsatzdokumentation verarbeitet – offene Punkte und Kundeninformation inklusive.
In allen Fällen gilt: Der KI-Agent bereitet vor, strukturiert und kennzeichnet Unklarheiten. Geprüft, entschieden und versendet wird von Ihren Mitarbeitern. Pauschale Einsparungszahlen finden Sie hier bewusst keine – belastbar wird der Nutzen erst im Potenzialcheck an Ihren eigenen Abläufen.
So sieht ein typischer Ablauf aus, wenn eine Ausschreibung eintrifft – umgesetzt mit Claude von Anthropic, das sich besonders für umfangreiche Dokumente und definierte Abläufe eignet:
Eine neue Ausschreibung kommt per E-Mail – mit Leistungsverzeichnis und Plänen als PDF-Anhang.
Kunde, Projekt, Mengen und Fristen werden erfasst; fehlende Angaben und Risiken werden gekennzeichnet statt überspielt.
Der Agent erstellt einen Angebots- oder Antwortentwurf nach Ihren Vorlagen, Ihrer Preislogik und Ihren Textbausteinen – inklusive offener Fragen.
Ihr Mitarbeiter prüft fachlich und gibt frei. Erst dann übergibt ein definierter Workflow das Ergebnis an ERP, CRM oder Dokumentenablage.
ACTICON richtet Arbeitsanweisungen, Wissensquellen, Berechtigungen und die Systemanbindung ein. Je nach Einsatzfall kann derselbe Ansatz auch mit ChatGPT Business oder Microsoft 365 Copilot umgesetzt werden.
ACTICON verkauft keine Lizenzen und keine eintägige Prompt-Show, sondern funktionierende Arbeitsprozesse. Fünf Phasen führen vom ersten Gespräch bis zum produktiven Betrieb – jede baut auf der vorherigen auf.
Wir analysieren Ihre Abläufe und Zeitfresser und priorisieren einen Anwendungsfall, der sich wirtschaftlich rechnet. Am Ende steht ein klar definiertes erwartetes Ergebnis – kein Rollout auf Verdacht.
Wir wählen die passende Plattform und geben dem Agenten eine Stellenbeschreibung: Arbeitsanweisungen, Rollen und Ausgabeformate. Ebenso wichtig: welche Datenquellen er nutzen darf – und welche bewusst außen vor bleiben.
ACTICON entwickelt Agent und Skills und verbindet sie dort, wo Ihre Arbeit stattfindet: Microsoft 365, ERP, CRM, Dokumente oder APIs. Wir behaupten keine Integration, die es nicht gibt – fehlt eine Schnittstelle, entwickeln wir sie.
Der Pilot arbeitet mit tatsächlichen, dafür freigegebenen Fällen aus Ihrem Betrieb. Ihre Mitarbeiter bewerten die Ergebnisse, wir schärfen Regeln und Anweisungen nach – erst wenn die Qualität stimmt, geht es weiter.
Wir schulen nicht abstrakt, sondern an den tatsächlichen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter, und bauen Key User als interne Multiplikatoren auf. Nach dem produktiven Rollout kontrollieren wir die Qualität laufend und erweitern den Einsatz auf weitere Prozesse.
Nicht sicher, welcher Anwendungsfall in Ihrem Unternehmen zuerst dran ist?
Genau das klärt der KI-Potenzialcheck.
Alle drei Plattformen sind leistungsfähig – aber unterschiedlich stark. Die Antwort ergibt sich aus Ihren Daten, Systemen und Aufgaben. Und manchmal ist nicht ein einziges System die beste Lösung, sondern die Kombination mit klassischer Automatisierung.
Der Spezialist für Dokumente und definierte Abläufe.
Typisch: Kanzleien, Praxen und Betriebe mit dokumentenlastigen Prozessen.
Der vielseitige Assistent für das ganze Team.
Typisch: Teams mit breit gestreuten, wechselnden Aufgaben.
Die KI direkt in Ihren Microsoft-Werkzeugen.
Typisch: Unternehmen mit konsequenter Microsoft-365-Nutzung.
KI versteht unstrukturierte Inhalte. Automatisierung überträgt Daten und führt definierte Aktionen aus.
E-Mail, PDF oder Sprachnotiz werden gelesen, Inhalte erkannt und in strukturierte Daten überführt – die Stärke der KI liegt im Beurteilen.
Power Automate, Logic Apps oder APIs übergeben die Daten an ERP oder CRM und stoßen definierte Aktionen an – ohne Abtippen, jedes Mal gleich.
Preise, Zusagen und Versand bleiben in menschlicher Hand – kritische Aktionen laufen nie ungeprüft hinaus.
Beispiel: Claude strukturiert die eingehende Ausschreibung, Power Automate legt den Vorgang im ERP an – und Ihr Mitarbeiter prüft das Angebot, bevor es das Haus verlässt.
Mehr dazu: Systemintegration & Prozessautomatisierung und Tailored Apps.
KI-Beratung gibt es viele. Der Unterschied liegt in dem, was nach der Beratung passiert: Anbindung, Berechtigungen, Workflows, Betrieb. Genau das ist seit 2009 unser Handwerk.
Wir denken vom Arbeitsablauf her, nicht vom Werkzeug. Findet sich kein wirtschaftlich sinnvoller Anwendungsfall, sagen wir das klar.
Wir richten nicht nur die KI ein, sondern auch die Umgebung dahinter: Berechtigungen, Workflows mit Power Automate und Logic Apps, saubere Datenablagen.
Fehlt eine fertige Schnittstelle zu ERP, CRM oder Fachanwendung, entwickeln wir sie selbst – von der API-Anbindung bis zur individuellen Anwendung.
Rollen, Zugriffsrechte und Freigaben gehören bei uns zum Setup, nicht zur Nachbesserung – Cyber Security ist ein eigenes ACTICON-Leistungsfeld. Und wir sind persönlich erreichbar, für Projekte in ganz Österreich.
KI eignet sich vor allem für wiederkehrende, dokumentenlastige Arbeit: Anfragen strukturieren, Angebote und Berichte vorbereiten, Akten und Unterlagen zusammenfassen, E-Mails vorformulieren, Aufgaben und Fristen extrahieren. Entscheidungen, fachliche Beurteilung und Kundenkontakt bleiben bei Ihren Mitarbeitern – die KI bereitet vor, Ihr Team prüft und gibt frei.
Ein individueller KI-Agent ist eine KI mit klarer Stellenbeschreibung: eine definierte Aufgabe, abgestimmte Arbeitsanweisungen, kontrollierter Zugriff auf freigegebene Wissensquellen und festgelegte Ausgabeformate. Durch diese Vorgaben liefert ein Agent konsistentere und besser überprüfbare Ergebnisse als eine unstrukturierte Nutzung im offenen Chatfenster.
Das hängt von Ihren Daten, Systemen und Aufgaben ab. Claude ist stark bei umfangreichen Dokumenten und definierten Abläufen, ChatGPT Business bei vielseitiger Assistenz im Team, Microsoft 365 Copilot bei tiefer Microsoft-Nutzung. ACTICON berät technologieoffen und kombiniert Systeme, wenn das fachlich sinnvoll ist.
Ja – kontrolliert. Wir definieren gemeinsam, welche Ablagen, Vorlagen und Wissensquellen die KI nutzen darf und welche bewusst ausgeschlossen bleiben. Der Zugriff erfolgt über geschäftliche Accounts mit Rollen und Berechtigungen, nicht über private Konten. Für vertrauliche Daten gilt Struktur statt Vertrauen: Freigabeschritte für kritische Aktionen und eine Datenschutz- und Vertragsprüfung je Einsatzfall – eine pauschale Zusage gibt es bewusst nicht.
Häufig ja. Je nach System nutzen wir vorhandene Integrationen, APIs, Power Automate oder Azure Logic Apps – oder entwickeln eine individuelle Schnittstelle. Ob eine Anbindung sinnvoll und mit welchem Aufwand machbar ist, klären wir ehrlich im Potenzialcheck, bevor ein Projekt startet.
An ihren eigenen Aufgaben. Statt abstrakter KI-Schulungen arbeiten wir mit den tatsächlichen Arbeitsfällen Ihrer Mitarbeiter, definieren gemeinsam Arbeits- und Prompt-Richtlinien und bauen Key User auf, die das Wissen im Unternehmen weitertragen.
Mit einem Erstgespräch und dem KI-Potenzialcheck: Wir analysieren Ihre Abläufe, identifizieren einen konkreten, kontrollierbaren Anwendungsfall und bauen dafür einen Pilotagenten. Der Pilot wird mit echten, dafür freigegebenen Daten getestet, bevor er in den produktiven Betrieb geht. Findet sich kein wirtschaftlich sinnvoller Anwendungsfall, sagen wir auch das klar – und empfehlen gegebenenfalls klassische Automatisierung.
Im KI-Potenzialcheck analysieren wir Ihre Abläufe und identifizieren einen konkreten, kontrollierbaren Anwendungsfall mit erkennbarem Nutzen.
Ihre Daten. Ihre Regeln. Ihre Freigabe.
Geschäftliche Accounts · Definierte Zugriffsrechte · Freigabe kritischer Aktionen · Kontrollierte Datenquellen