Weclapp Indexanpassung · Power Automate Desktop
Weclapp-Verträge indexanpassen –
in wenigen Minuten
Jährliche VPI- und Indexanpassungen in Weclapp müssen keine zeitintensive Handarbeit sein.
ACTICON automatisiert den Anpassungslauf mit Power Automate Desktop – von der Indexabfrage bis zur aktualisierten Vertragsposition und dem fertigen Excel-Protokoll.
Manuelle Indexanpassung: aufwendig, fehleranfällig und oft aufgeschoben.
Viele Unternehmen verwalten laufende Wartungs-, Service-, Miet-, Support- oder Lizenzverträge in Weclapp. Wenn diese Verträge jährlich wertgesichert oder indexangepasst werden müssen, entsteht manueller Aufwand – Schritt für Schritt, Vertrag für Vertrag.
Verträge suchen & prüfen
Welche Verträge sind indexgebunden? Welche Indexbasis gilt? Welcher Anpassungszeitraum greift? Das manuell zu klären kostet Zeit – besonders bei vielen laufenden Verträgen.
Indexwerte abfragen & berechnen
Aktuellen Indexwert im Wertsicherungsrechner nachschlagen, Basiswert ermitteln, Anpassungsfaktor berechnen, neuen Preis ableiten – bei jedem Vertrag einzeln, ohne einheitliche Berechnungslogik.
Weclapp aktualisieren & dokumentieren
Vertragspositionen manuell in Weclapp anpassen, Änderungen dokumentieren, Kunden informieren – ein Prozess, der bei vielen Verträgen teuer, fehleranfällig und oft aufgeschoben wird.
Gerade bei vielen laufenden Verträgen wird die manuelle Indexanpassung schnell zeitaufwendig und fehleranfällig.
Zur Lösung ↓Aus wiederkehrender Pflichtarbeit wird ein kontrollierter Automationsprozess.
Power Automate Desktop orchestriert den gesamten Anpassungsprozess. Je nach Ihrer Weclapp-Konfiguration erfolgt der Datenzugriff über die Weclapp-API, einen definierten Export oder eine direkte Systemintegration.
Verträge aus Weclapp abrufen oder exportieren
Power Automate Desktop liest die relevanten Verträge und Vertragspositionen aus Weclapp aus – über die REST-API, einen strukturierten Export oder eine andere definierte Quelle. Weclapp bleibt dabei das führende System.
Relevante Verträge und Positionen filtern
Nur Verträge mit aktiver Indexbindung und fälligem Anpassungszeitraum werden verarbeitet. Die Filterlogik wird anhand der kundenspezifischen Vertragsstruktur eingerichtet.
Indexbasis und Anpassungszeitraum prüfen
Für jeden Vertrag werden Basiswert und Anpassungszeitraum geprüft. Die Berechnungslogik wird anhand der vertraglich definierten Indexbasis und der kundenspezifischen Anforderungen eingerichtet.
Indexwerte aus definierten Quellen verwenden
Für österreichische Kunden werden Indexdaten von Statistik Austria (VPI / Wertsicherungsrechner) verwendet. Für deutsche Kunden entsprechende Quellen wie Destatis. Weitere definierte Datenquellen sind ebenfalls integrierbar.
Neuen Preis berechnen und validieren
Der Anpassungsfaktor wird berechnet, der neue Preis ermittelt und vor der Übernahme in Weclapp validiert. Ergebnisse außerhalb definierter Schwellwerte werden zur manuellen Prüfung markiert.
Vertragspositionen in Weclapp aktualisieren
Die freigegebenen Vertragspositionen werden automatisiert in Weclapp aktualisiert. Der Prozess ist nachvollziehbar und reproduzierbar – ohne manuelle Eingriffe in Weclapp.
Excel-Protokoll mit allen Anpassungen erzeugen
Alle Anpassungen werden nachvollziehbar in Excel dokumentiert. Die Auswertung enthält alle relevanten Felder pro Vertragsposition – für interne Kontrolle und Nachvollziehbarkeit.
Optional: Kundenverständigung über Microsoft 365 versenden
Optional können Kundenverständigungen automatisch erzeugt und über Microsoft 365 / Outlook versendet werden. Inhalt, Vorlage und Versandzeitpunkt werden individuell konfiguriert.
Was die Automatisierung konkret bringt.
Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, mehr Umsatzsicherung – und ein Jahresprozess, der zuverlässig abläuft, ohne dass jemand daran erinnert werden muss.
Massive Zeitersparnis
Was heute Stunden oder Tage kostet, läuft künftig in einem kontrollierten, automatisierten Prozess ab. Kein manuelles Nachschlagen, kein Vertrag für Vertrag.
Weniger Fehler, einheitliche Logik
Die Berechnungslogik ist für alle Verträge einheitlich definiert. Keine Tippfehler, keine vergessenen Positionen, keine inkonsistenten Anpassungen.
Nachvollziehbare Dokumentation
Alle Anpassungen werden in einer Excel-Auswertung protokolliert. Jede Änderung ist nachvollziehbar, prüfbar und für interne Kontrolle verfügbar.
Wiederholbarer Jahresprozess
Der Prozess ist einmal eingerichtet und jedes Jahr erneut ausführbar – ohne Wissenstransfer, ohne Abhängigkeit von einzelnen Personen.
Bessere Umsatzsicherung
Preisanpassungen werden nicht vergessen oder aufgeschoben. Verträge werden zum richtigen Zeitpunkt angepasst – das sichert Ihren kalkulierten Umsatz.
Optionale Kundenkommunikation
Kundenverständigungen können automatisch erzeugt und über Microsoft 365 versendet werden – ohne manuelle E-Mail-Arbeit nach jeder Anpassungsrunde.
Das Ergebnis des automatisierten Prozesses.
Am Ende jedes Durchlaufs stehen aktualisierte Vertragsdaten in Weclapp, eine vollständige Excel-Auswertung und – optional – versandbereite Kundenverständigungen.
Aktualisierte Weclapp-Verträge
Die freigegebenen Vertragspositionen in Weclapp enthalten nach dem Prozess die aktualisierten Preise – korrekt, einheitlich, ohne manuelle Nacharbeit.
Excel-Auswertung
Vollständige Protokolldatei mit: Vertragsnummer, Kunde, Vertragsposition, bisheriger Preis, Indexbasis, Indexwert alt / neu, prozentuelle Anpassung, neuer Preis, Status / Hinweis.
Optionaler Mailversand
Vorbereitete Kundenverständigungen können automatisiert über Microsoft 365 / Outlook versendet werden. Vorlage und Inhalte werden individuell konfiguriert.
Ideal für Unternehmen mit vielen laufenden Weclapp-Verträgen.
Die Automatisierung lohnt sich besonders dann, wenn Sie regelmäßig eine größere Anzahl an Verträgen mit Indexklausel verwalten und den Anpassungsprozess zuverlässig, einheitlich und ohne manuellen Aufwand durchführen möchten.
- IT-Dienstleister mit Wartungs- und Serviceverträgen
- SaaS- und Lizenzanbieter mit wiederkehrenden Verträgen
- Technische Dienstleister mit Servicepauschalen
- Unternehmen mit Miet- und Nutzungsverträgen
- Unternehmen mit wertgesicherten Langzeitverträgen
- Weclapp-Nutzer in Österreich und Deutschland
Weclapp bleibt führendes System
Die Automatisierung ergänzt den fehlenden Prozess rund um Indexanpassungen – ohne bestehende Weclapp-Strukturen zu verändern.
Österreich & Deutschland
VPI / Statistik Austria für Österreich, Destatis oder definierte Quellen für Deutschland – die Indexquelle wird individuell konfiguriert.
API
Die Integration erfolgt über die REST-API von Weclapp, kein manuelles hin- und herkopieren.
Erweiterbar nach Bedarf
Freigabeprozesse, Eskalationslogik, zusätzliche Datenquellen oder mehrere Indextypen können individuell ergänzt werden.
Einrichtung & Lizenz.
Die Automatisierung wird einmalig an Ihre Weclapp-Konfiguration angepasst und getestet. Im laufenden Betrieb startet der Prozess auf Knopfdruck – jährlich, zuverlässig.
Einmalige Einrichtung
ab 300 EUR netto
Einmalige Einrichtung, Konfiguration und Anpassung an Ihre Weclapp-Umgebung. Der tatsächliche Aufwand hängt von Konfiguration, Vertragstypen, Datenqualität und gewünschter Anpassungslogik ab.
Power Automate Lizenz
Über ACTICON
erforderlich
ACTICON übernimmt Bereitstellung, Einrichtung und laufende Betreuung der benötigten Power-Automate-Desktop-Lizenz. Optionale Erweiterungen wie Kundenverständigungen, O365-Mailversand, Freigabeprozesse oder zusätzliche Datenquellen können individuell ergänzt werden.
Hinweis: ACTICON erstellt auf Anfrage eine individuelle Aufwandsschätzung. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher MwSt.
Fragen zur automatischen Indexanpassung in Weclapp.
Kann Weclapp Verträge automatisch indexanpassen?
Weclapp bietet ein leistungsfähiges Vertragsmanagement-Modul für die digitale Verwaltung von Verträgen, Fristen und wiederkehrenden Rechnungen. Eine durchgängige, automatisierte Indexanpassung bestehender Vertragspositionen ist in vielen Setups kein durchgängiger Standardprozess. ACTICON schließt diese Lücke mit einer Power-Automate-Desktop-Automatisierung, die den gesamten Anpassungsprozess orchestriert.
Wie funktioniert die automatische Indexanpassung in Weclapp mit Power Automate Desktop?
Power Automate Desktop liest die relevanten Weclapp-Verträge und Vertragspositionen aus, ruft aktuelle Indexwerte aus definierten Quellen ab, berechnet die Anpassung und aktualisiert die freigegebenen Positionen direkt in Weclapp. Das gesamte Ergebnis wird in einer Excel-Auswertung protokolliert.
Funktioniert die Weclapp-Indexanpassung auch für deutsche Unternehmen?
Ja. Die Lösung ist für Österreich und Deutschland konzipiert. Für Österreich werden Indexdaten von Statistik Austria (VPI) verwendet, für Deutschland entsprechende Quellen wie Destatis. Die Indexquelle wird im Rahmen der Einrichtung individuell konfiguriert.
Werden die Anpassungen dokumentiert?
Ja. Der Prozess erstellt automatisch eine Excel-Auswertung mit allen relevanten Informationen pro Vertragsposition: Vertragsnummer, Kunde, bisheriger Preis, Indexbasis, alter und neuer Indexwert, prozentuelle Anpassung, neuer Preis und Status-Hinweise. Alle Anpassungen sind damit nachvollziehbar und intern prüfbar.
Können Kunden automatisch über die Preisanpassung informiert werden?
Optional ja. Der Prozess kann so erweitert werden, dass Kundenverständigungen automatisch erzeugt und über Microsoft 365 / Outlook versendet werden. Voraussetzung ist eine entsprechende Microsoft-365-Lizenz.
Welche Voraussetzungen braucht die Automatisierung?
Für die Basisautomatisierung werden ein Weclapp-Zugang mit entsprechenden Berechtigungen sowie eine Power-Automate-Desktop-Lizenz (über ACTICON beziehbar) benötigt. Für den optionalen E-Mail-Versand ist zusätzlich eine Microsoft-365-Lizenz erforderlich. Die technischen Voraussetzungen werden im Rahmen der Einrichtung gemeinsam geprüft.
Was kostet die Einrichtung?
Die einmalige Einrichtung und Konfiguration startet ab 300 EUR netto. Der tatsächliche Aufwand hängt von der Weclapp-Konfiguration, der Anzahl der Vertragstypen, der Datenqualität und der gewünschten Anpassungslogik ab. Auf Anfrage erstellt ACTICON eine individuelle Aufwandsschätzung.
Machen Sie Ihre jährliche Indexanpassung zum automatisierten Jahreslauf.
Wer Weclapp-Verträge jährlich manuell anpasst, verliert Zeit und riskiert Übertragungsfehler. ACTICON automatisiert den Prozess so, dass wertgesicherte Preisanpassungen nachvollziehbar, geprüft und wiederholbar ablaufen.